Tempo de leitura: 8 minutos.

Expectadores da revolução tecnológica…?

Talvez, quando você ouve falar de “automação”, pense se tratar de algo muito distante. Talvez venha à mente braços robóticos erguendo peças que pesam toneladas em automobilísticas; poços exploratórios de petróleo; chão de fábrica.

E, de fato, tudo isso tem a ver com automação. Mas ela pode (e deve!) estar ao alcance das (suas) mãos.

No seu dia a dia no trabalho, você já desejou que não precisasse fazer aquela tarefa maçante, repetitiva, como digitalizar documentos manualmente, preencher planilhas, e/ou atualizar estoques? Também já aconteceu de você perceber, no meio do caminho, que estava fazendo algo errado desde o início, e precisou recomeçar?

Essas atividades, que não resultam em desenvolvimento de habilidades e também não são gratificantes de se executar, mas são imprescindíveis para o funcionamento da empresa, podem ser automatizadas.

No presente artigo, debruçaremos-nos sobre as tarefas manuais das quais o funcionamento pleno da empresa depende, mas que também geram retrabalho e, por sua vez, desperdício de tempo, além de sobrecarregarem as pessoas colaboradoras.

Como saber se minha empresa está perdendo tempo com tarefas manuais?

• Sobrecarga operacional: funcionários sobrecarregados com tarefas maçantes, dispendiosas e exaustivas, desperdiçando o tempo que poderia estar sendo empregado em tarefas que realmente geram valor para a empresa.

• Demanda desproporcional: pode-se pensar que o tempo que um colaborador emprega em uma tarefa é diretamente proporcional à qualidade do resultado dessa. Isso não é, necessariamente verdade, pois tarefas manuais demandam uma grande quantidade de tempo (para preencher uma simples planilha ou só atualizá-la, por exemplo), mas são monótonas e fatigantes. Esse tempo, inequivocamente desperdiçado, poderia ser melhor empregado em uma atividade que se beneficiaria de uma mente descansada.

• Desmotivação: colaboradores que se sentem constantemente sobrecarregados, realizando tarefas fatigantes e enfadonhas, criam um ambiente de trabalho igualmente aborrecido. Isso, por sua vez, implica em rotatividade constante de funcionários, fazendo com que a empresa passe a ter uma reputação de “lugar ruim para trabalhar“. Além disso, tais condições de trabalho comprometem a qualidade do serviço prestado. Assim, a empresa perde credibilidade em função de atrasos nas entregas e por não atingir expectativas.

Quais as causas do retrabalho?

• Processos informais e não padronizados: não há uma “receita de bolo“ de como os processos da empresa são feitos; cada um faz do seu jeito, isso quando um colaborador antigo não é o único que sabe como algo é feito. Por isso, comumente as informações estão descentralizadas e desatualizadas. Isso dificulta a tomada de decisões e também torna essa mais propensa ao erro.

• Duplicatas desatualizadas: informações desencontradas, trocadas em canais de comunicação diferentes e irrastreáveis; arquivos salvos em pastas diferentes, uns no HD, outros na nuvem. Isso gera desorganização, e obriga os times a refazerem uma mesma tarefa.

• Falta de integração entre sistemas: exige que uma mesma informação seja copiada e colada em diferentes plataformas, em diferentes formatos. Isso gera as duplicatas, pois, por serem tantos sistemas diferentes, na hora de atualizar a informação, esquece-se de atualizá-la em algum deles, gerando informações inverídicas. Isso também significa revisões constantes de planilhas, mas que nunca levam a lugar algum.

O que é automação de processos?

O que é automação?

Trata-se do uso da tecnologia para executar tarefas repetitivas e/ou rotineiras.

Por exemplo, ao invés de designar um colaborador para enviar e-mails, um a um, para cada lead ou assinante de uma newsletter, consumindo seu tempo e o submetendo à fadiga mental, pode-se usar uma ferramenta dedicada para esse fim, e que ainda realizará a tarefa em menos tempo.

Além de economizar tempo, também melhoram-se as condições de trabalho, reduz-se erros humanos e as qualidade e produtividade do trabalho aumentam.

Por que automatizar processos?

• Consistência e confiabilidade: os processos automatizados são padronizados, garantido uma homogeneidade na qualidade do serviço prestado, pois evita-se erros humanos.

• Rastreabilidade: a automação também permite a auditoria de processos e o monitoramento desses, justamente por estabelecer e garantir um padrão de qualidade. Dessa forma, é fácil identificar anomalias, sejam elas eventuais (por exemplo, uma amostra em cem apresenta erro) ou características (toda uma leva tem o mesmo problema).

• Liberação de recursos humanos: quando não mais sobrecarregados com tarefas manuais exaustivas, os funcionários podem se dedicar a atividades de maior valor agregado, como análise de dados (gerados pela própria automação!) e tomada de decisões (a partir dos dados gerados!).

O que é automação robótica de processos (RPA)?

Você já ouviu falar dos bots? Talvez no contexto de redes sociais que concentram comunidades em servidores, como o Discord? Essas comunidades estão ativas praticamente a todo o tempo e, por isso, designa-se os bots para fazer a sua moderação, dar boas-vindas a novos membros, fornecer informações e criar conteúdo de entretenimento – todas atividades automatizadas.

Também conhecida como robótica de software, a automação robótica de processos, ou RPA, é amplamente utilizada em escritórios para automatizar tarefas repetitivas. Para isso, ela combina APIs, para integrar sistemas, e interfaces de usuário para realizar a execução autônoma de tarefas.

Em um sistema RPA, os robôs dispõe da sequência de comandos que uma pessoa faria para realizar determinada atividade, e aprendem a repetir esse processo de forma inteligente.

A RPA é frequentemente confundida com ferramentas de inteligência artificial, apesar de ser muito clara a diferença entre elas: enquanto essa combina modelos de machine learning e processamento de linguagem natural (NLP) para aprender com o tempo, aquela pode ser implementada com recursos de baixo código, usados para criar os scripts de automação, seguindo o processo definido pelo usuário final. Ainda, ela é mais inclusiva para com o pessoal não-técnico, pois dispõe de mecanismos de “arrastar e soltar“ que a tornam mais democrática.

Apesar de diferentes… aliás, por serem diferentes!, RPA e IA se complementam, pois a inteligência artificial pode ser usada para minimizar a necessidade de intervenção humana e ajudar a RPA a lidar com casos de uso mais complexos. Além disso, se quiser permanecer competitiva, a RPA deve passar a abranger a automação inteligente (AI).

Outros exemplos de automação de processos

• BPM – Automação de Processos de Negócio: otimiza a análise, o projeto, a implementação e a melhoria contínua dos processos de negócio.

• ITSM – Automação de Serviços de TI: além de reduzir os custos operacionais, melhora o gerenciamento de incidentes, mudanças e problemas.

• Automação de Marketing: permite automatizar o envio de e-mails, gerenciamento de leads, segmentação de público e análise de campanhas.

Mas atenção!

Não vá pensando que, agora, você pode demitir todos os seus colaboradores e deixar que as máquinas trabalhem por você!

Isso porque as ferramentas precisam de manutenção e alguém que as maneje, além de que o atendimento humano não pode ser completamente substituído.

Em outubro deste ano (2025), a empresa de cosméticos WePink foi alvo de uma ação civil pública, movida pelo Ministério Público de Goiás, por práticas abusivas contra os consumidores, dentre elas, atendimento deficiente.

Isso porque o atendimento era completamente automatizado, fazendo uso exclusivamente de chat bots que não resolviam as reclamações dos clientes. A Justiça de Goiás determinou que a empresa criasse um canal de atendimento ao consumidor com contato humano e resposta inicial em até 24 horas.

Como posso automatizar processos?

1. Identifique a dor da sua empresa e avalie se a automação é, de fato, uma solução conveniente e viável;
2. Mapeie todas as etapas da realização da tarefa que deseja-se automatizar. Para isso, alinhe com o colaborador que é geralmente encarregado de realizá-la;
3. Identifique qual a melhor forma de executar essa tarefa. Por exemplo, ao invés de usar uma automação que envia e-mails um por um, pode-se utilizar uma que garimpa os e-mails de pessoas que gostariam de receber a sua newsletter e os reúne em uma lista de transmissão. Dessa forma, só se envia realmente um único e-mail;
4. Estabeleça um plano de implementação, que envolve desde os recursos que isso demandará, até o treinamento para que a equipe saiba manejar a solução;
5. Acompanhe os resultados consequentes. Analise tanto o feedback dos colaboradores quanto o dos clientes após a implementação, sempre se perguntando se há algo para se melhorar.

Você já foi lá fora hoje?

Se você chegou ao fim desse longo texto, também deve se encontrar fascinado pelas possibilidades oferecidas pela automação.

Particularmente, a magia da RPA reside na sua tangibilidade; no fato de que nós, meros mortais, podemos implementá-la no nosso dia a dia, e nos sentirmos realmente participantes da revolução tecnológica.

Para além da sua conveniência, automatizar tarefas confere melhores condições de trabalho e, por consequência, uma maior qualidade de vida.

Que possamos nos levantar da frente do computador e ir ver o sol lá fora, enquanto os robôs mandam e-mails.

Referências

• Senior Systems: “Retrabalho nas empresas: como a tecnologia otimiza processos”. Disponível em Senior Systems;

• Favu: “5 sinais de que sua empresa está perdendo tempo com processos manuais”. Disponível em Favu;

• CB Sistemas: “Gestão empresarial: 10 sinais de que sua empresa precisa se organizar melhor”. Disponível em CB Sistemas;

• Zendesk: “Saiba o que é automação de processos, e como implementar!”. Disponível em Zendesk;

• Alura: “Descubra o potencial da automação de processos na sua empresa”. Disponível em Alura;

• IBM: “O que é automação robótica de processos (RPA)?”. Disponível em IBM;

• CNN Brasil: “WePink: empresa de Virginia é alvo de ação do MP por práticas abusivas”. Disponível em CNN Brasil.